马来西亚《2016 年公司法》（CA 2016）第 236 条写得很直白：公司自注册成立之日起 30 天内，要委任至少一名符合资格的公司秘书。第 58 条要求任命后 14 天内通知马来西亚公司委员会（SSM）。第 240 条规定秘书职位任何一次出缺都不得超过 30 天。三个日期，外资公司刚落地时就该进日历。
资格也不是找个人挂名。第 235 条要求秘书是年满 18 岁的自然人、马来西亚公民或永久居民且主要居所在本地，并属于指定专业团体成员或持 SSM 牌照。第 241 条自 2019 年 3 月 15 日起要求持有效执业证书（Practising Certificate，PC），无 PC 执业本身就违法。董事不得自己兼任这家公司的公司秘书。
法定册子和申报都从他手里过
董事任免、地址变更、股份发行、股份转让、周年申报、董事会与股东会决议的起草和认证，都要经秘书之手由公司注册系统（CRS）或 MBRS 报给 SSM。对外资公司来说，董事和股东都在境外，秘书往往是本地少数能直接掌握公司法定状态的人。
我遇到过公司换了本地服务商，旧秘书辞职、新秘书没接上，中间空了两个月。期间一笔股权转让没报，等想办银行签字人变更时才发现董事名册和 SSM 记录对不上。补做决议和补申报，比按时续聘贵得多。
2025 年 10 月 22 日 SSM 修订了执业证书指南，把持续专业教育（CPE）小时数与反洗钱培训纳入续期流程，首次续期的 CPE 要求为 20 小时。对用人方来说，值得在签约时问一句对方的 PC 有效期和续期状态，别只看报价。
聘秘书时我一般会同时确认三件事：PC 是否有效、法定册子存放在哪、每项 SSM 申报由谁跟踪并给回执。前两项看证件，第三项看流程。服务协议里写得含糊，出事时公司及每位董事都可能被追责，第 235(4) 条把责任放在公司和董事身上。
